为了顺利完成第四届校运动会的筹备组织工作，大会组委会在第一次筹备会议的基础上，于2012年10月10日上午九点在二楼会议室召开第二次筹备会议，会议由谢彭年副院长主持，大会组委会秘书长钟瑞良、副秘书长李治亮及各代表队领队参加会议。
本次会议确定了各代表队参赛人数以及报名时间，各代表队各项目限报6——10人（团体项目除外），各代表队于2012年10月23日上报报名表。
本次运动会共设六支学生代表队，分别是：美院第一代表队（领队：郭群鹏）、美院第二代表队（领队：孔秀红）、院本部第一代表队（领队：钟瑞良）、院本部第二代表队（领队：张中付）、院本部第三代表队（领队：徐波）、院本部第四代表队（领队：章佳）。三支教工代表队，分别是：第一分工会代表队（领队：钟瑞良）、第二分工会代表队（领队：毛翔）、第三分工会代表队（领队：朱洁）
同时，重点讨论通过了开幕式各方队的入场次序以及入场方式，本次校运会开幕式共设14个方队，各方队入场次序为：国旗仪仗队（4人）、会徽仪仗队（4人）、彩旗方队（40人）、鲜花方队（48人）、军训方队（60人）、6支学生代表队方队（各36人）、3支教工代表队方队（人数不限）。
会议最后，谢彭年副院长就本次运动会的顺利开展做了工作部署，重点强调了各领队的工作职责，同时要求各参赛运动员要严格遵守大会纪律，服从裁判，服从组织，各裁判员认真执法，做到公平、公正，确保本次运动会的顺利召开。
